Как открыть свой бизнес за 15 минут?

Бесплатная подготовка полного пакета документов для регистрации ИП

До 15 декабря утвердите график отпусков работников на 2018 год. За отсутствие документа фирму оштрафуют минимум на 30 000 ₽, ИП — на 1 000 ₽. Начать подготовку нужно заранее — минимум за месяц. Сначала придется спросить о планах сотрудников, затем согласовать их пожелания с руководством и только потом составлять график. Алгоритм действий — в этой статье.

В график отпусков на 2018 год включите всех сотрудников, которые числятся в штате, — как основных, так и совместителей. Граждан, с которыми вы заключили гражданско-правовые договоры, в графике не учитывайте. Так как оплачиваемые отпуска подрядчикам вы не предоставляете.

Составляйте график отпусков по форме Т-7 или в произвольном виде. В график включите:

  1. ФИО работников;
  2. количество календарных дней отпуска;
  3. даты отдыха.

Опросите сотрудников, когда они планируют отпуска

Чтобы заполнить график, сначала соберите со штатных работников информацию, когда они планируют отпуска в следующем году.

Запланировать ежегодные отпуска придется даже сотрудникам, которые собираются увольняться, уйти в декрет или в отпуск по уходу за ребенком.

Используйте опросные листы. В них попросите работников отразить, в какое время они хотят уйти в отпуск.

Если работники затрудняются выбрать период отпуска, то попросите их написать примерные даты. Нельзя оставлять в графике пустые строки. Позже работники смогут согласовать с руководством перенос дней отпуска.

Поясните работникам, какие дни отпуска им нужно запланировать в опросном листе.

Основные отпуска

У большинства работников ежегодный основной отпуск длится 28 календарных дней. Но некоторым сотрудникам, например инвалидам и несовершеннолетним, надо предоставлять больше дней. Так, отпуск несовершеннолетнего сотрудника составляет 31 календарный день, а работника-инвалида — 30 календарных дней в год.

Предупредите сотрудников, что они могут разбить отпуск на части. Но хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Дополнительные отпуска

Некоторые работники имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск. Его продолжительность зависит от категории работника.

Кто из работников имеет право на дополнительный отпуск

Работники Минимальная продолжительность отпуска в год
Сотрудники с ненормированным рабочим днем 3 календарных дня
Сотрудники с вредными и опасными условиями труда 7 календарных дней
Сотрудники Крайнего Севера 24 календарных дня
Врачи общей практики 3 календарных дня
Спортсмены и тренеры 4 календарных дня
На дополнительный отпуск имеют право врачи общей практики, которые непрерывно трудятся в данной должности свыше трех лет.

Дополнительный отпуск, в отличие от основного, сотрудники вправе не отгуливать, а заменить компенсацией. Но даже если работник планирует взять компенсацию, попросите его указать в опросном листе дни дополнительного отпуска.

Неотгулянные отпуска за прошлые годы

Трудовой кодекс РФ не требует включать в график дни отпуска, не отгулянные в прошлые годы. Более того, удобнее такие дни в график не включать. Тогда вам не придется информировать каждого сотрудника, сколько дней он не отгулял. Оставшиеся дни работник не теряет, он может их отгулять по заявлению.

Проверьте опросные листы работников — все ли дни распределили сотрудники, верно ли разделили отдых на части.

Если работники ошиблись, то верните им опросные листы. Поясните, какие ошибки надо исправить.

Отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам и по уходу за ребенком в опросных листах работникам отражать не надо.

Согласуйте планы с руководством

Начальники отделов должны согласовать с работниками их планы. Это необходимо, чтобы одни сотрудники могли заменить других во время отпусков.

Обратите внимание, когда планируют отдыхать новые работники. вы вправе отказать в отпуске, если новый сотрудник не проработал полгода.

Некоторым сотрудникам отпуск надо предоставить до того, как истекут шесть месяцев. Досрочно могут отдыхать, например, женщины перед отпуском по беременности и родам, работники, которые усыновили ребенка до трех месяцев, или несовершеннолетние.

Предупредите о новичках руководство

Попросите начальников отделов предупредить новых сотрудников, с какой даты они могут планировать отпуска.

С какой даты предоставить отпуск новому работнику

Рассмотрим пример Ступин А. Ф. утроился на работу в компании с 1 ноября 2017 года. Досрочный отпуск ему не положен.

Первый рабочий год Ступина — с 1 ноября 2017 года по 31 октября 2018 года. За это время Ступин имеет право на 28 календарных дней отпуска.

Но до 1 мая 2018 года работодатель вправе не предоставлять сотруднику оплачиваемый отпуск. Поэтому руководитель предупредил работника, чтобы тот запланировал отпуск не ранее 1 мая. Власкин вправе заявить отпуск продолжительностью 28 дней с 1 мая по 31 октября 2018 года. Его можно разделить на части или взять целиком.

При планировании отпусков есть еще одна особенность. Трудовой кодекс определяет продолжительность отпусков не за календарный, а за рабочий год сотрудника. Год начинается со дня приема на работу. Например, сотрудник, который устроился на работу с 1 июля 2017 года, по закону имеет право отгулять 28 дней до 30 июня 2018 года. Следующие 28 дней — с 1 июля 2018 года до 30 июня 2019 года и т. д. Поэтому вы можете проконтролировать, чтобы работники не писали в графике отпуска авансом. Тогда не потребуется удерживать лишние отпускные у работников, которые после отдыха решат уволиться.

Занесите дни отпуска в график

Данные об отпусках работников заносите в график на основании опросных листов, которые одобрили директор фирмы, индивидуальный предприниматель или начальники отделов. Если начальники не согласны предоставлять отпуска в то время, когда хотят сотрудники, надо предложить работникам пересмотреть планы. И только некоторым сотрудникам вы должны предоставить отпуск в удобное для них время. Обратите внимание на отпуска работников, которые хотят отдыхать в праздничные и выходные дни. Продолжительность отпусков считайте в календарных днях, включая субботу и воскресенье. А вот праздники в число календарных дней отдыха не входят. Не все сотрудники об этом знают. Поэтому в графике отпусков укажите начальную и конечную даты отпуска.

Какие работники могут уйти в отпуск без согласия руководства

Работники В какое время берут отпуск
Несовершеннолетние работники В удобное для работника время
Один из родителей, воспитывающий ребенка-инвалида до 18 лет
Беременные сотрудницы или работницы, которые находятся в декретном отпуске Перед отпуском по беременности и родам или сразу после него
Работники, усыновившие новорожденного ребенка С момента усыновления до истечения 70 календарных дней со дня рождения ребенка
Работники, у которых жены находятся в отпуске по беременности и родам В период отпуска по беременности и родам жены
Совместители Одновременно с отпуском на основной работе

Как определить период отпуска

Рассмотрим еще один пример. Воронов О .П. запланировал отпуск с 7 мая 2018 года на 10 дней.

9 мая — праздничный день, поэтому он в период отпуска не входит. В графике бухгалтер укажет, что отпуск Воронова длится с 07.05.2018 по 17.05.2018 включительно, 10 календарных дней.

Если же Воронов хочет выйти на работу 17 мая, то в графике надо показать отпуск с 7 по 16 мая, 9 календарных дней.

По тем работникам, которые разделили отпуск на части, заполните в графике несколько строк. Образец графика отпусков смотрите ниже.

Если компания большая, вы можете составить для каждого подразделения свой график. Трудовой кодекс не запрещает оформлять несколько графиков, если так удобнее.

С окончательным графиком ознакомьте работников под роспись. Иначе для них документ станет необязательным.

Если в течение 2018 года примете на работу новых сотрудников, график отпусков не меняйте. Трудовой кодекс РФ этого не требует. Новые сотрудники согласуют дни отдыха с руководством. Отпуск таким работникам предоставляйте по их заявлениям.

Файлы для скачивания

Опросный лист об отпусках работников

Используйте этот образец для составления опросного листа об отпусках работников

Скачать

График отпусков

Используйте этот образец для составления графика отпусков

Скачать

Как открыть свой бизнес за 15 минут?

Бесплатная подготовка полного пакета документов для регистрации ИП