Как открыть свой бизнес за 15 минут?

Бесплатная подготовка полного пакета документов для регистрации ИП

С 2017 года нужно выдавать больше документов сотрудникам: СЗВ-СТАЖ и раздел 3 расчета по страховым взносам. Список всех документов и особенности их оформления мы собрали в одной статье.

Какие документы выдавать сотрудникам

Документ В каких случаях выдавать В какой срок выдавать
СЗВ-СТАЖ Работник увольняется или просит выдать индивидуальные сведения. При увольнении выдайте бумаги в последний рабочий день сотрудника. Сведения по просьбе работников оформляйте в течение 5 рабочих дней.
СЗВ-М
Раздел 3 расчета по страховым взносам
Справка о заработке для расчета пособий Справку выдавайте работникам при увольнении, а также по просьбе бывших сотрудников. При увольнении выдайте справку в последний рабочий день сотрудника. Бывшим сотрудникам выписывайте справку в течение 3 рабочих дней.
Справка 2-НДФЛ По просьбе работников, а также в случаях, когда бизнесмен не удержал НДФЛ. Если ИП не удержал налог за прошедший год, справку выдавайте не позднее 1 марта следующего года. По просьбе работников выписывайте 2-НДФЛ в течение 3 рабочих дней.
Справка о том, что сотрудник работает у ИП Выдавайте справку в произвольной форме, когда работник просит документ, чтобы получить визу или кредит. В течение 3 рабочих дней.
Справка о том, что сотрудник не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает пособие Такой документ нужен супруге сотрудника, чтобы получить пособие на своей работе. В течение 3 рабочих дней.
Расчетный листок Каждому сотруднику по итогам месяца. Срок выдачи расчетных листков ИП определяет в трудовых договорах или приказе.
Трудовая книжка Если работник увольняется или подал заявление с просьбой выдать документы для назначения пенсии или ее пересчета. При увольнении — в последний рабочий день. Для расчета пенсии — в течение 3 рабочих дней.

Документы персонифицированного учета

При увольнении выдавайте работникам индивидуальные сведения по формам СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и раздел 3 расчета по страховым взносам. Эти же документы придется подготовить, если сведения запросил работник, который не планирует увольняться.

СЗВ-СТАЖ

Впервые сведения о стаже работников за 2017 год вы станете сдавать в ПФР только в 2018 году. Но вам нужно подготовить СЗВ-СТАЖ досрочно для тех сотрудников, которые запросили сведения или увольняются. Заполняйте СЗВ-СТАЖ на одного работника. Отразите периоды работы с 1 января 2017 года до даты, когда сотрудник увольняется или запросил сведения.

Раздел 3 расчета по страховым взносам. Предоставьте сотруднику копию раздела 3, который ИП сдавал в ФНС. Расчет вы сдаете в ФНС каждый квартал.

ПРИМЕР. Как заполнить раздел 3 расчета по страховым взносам. Продавец И.Н. Блинов увольняется 31 марта 2017 года. ИП выдал ему копию раздела 3 расчета по страховым взносам. Выплаты Блинову и начисленные с них взносы за I квартал 2017 года приведены в таблице ниже.

СЗВ-М

В форме СЗВ-М вы отражаете ФИО, СНИЛС и ИНН всех работников. Выдайте СЗВ-М, указав в форме только личные данные работника, на которого вы сдали отчет в ПФР в этом году.

Попросите работника расписаться в том, что он получил персонифицированные сведения. Пусть сотрудник распишется на ваших экземплярах документов или в журнале о выданных сведениях.

Справка о зарплате для пособий

Справку нужно выдавать работникам, которые увольняются, а также по просьбе бывших сотрудников. Справка им понадобится, чтобы новый работодатель учитывал при расчете пособий выплаты, которые вы начисляли.

Справку составляйте по форме из приказа Минтруда от 30.04.2013 №  182н. В бланке укажите вознаграждения работнику, на которые вы начисляли страховые взносы в ФСС РФ за текущий год и два предыдущих.

Бывшим сотрудникам выдавайте справки о зарплате на основании заявлений.

Справка 2-НДФЛ о налоговых доходах

В течение года 2-НДФЛ выдавайте работникам, которые попросили справки. А по итогам года выдайте справки тем физлицам, у которых не удалось удержать НДФЛ в налоговом периоде.

2-НДФЛ по просьбе работников. Обычно такая справка нужна сотрудникам, чтобы заявить в инспекции вычеты по НДФЛ или получить кредит в банке. Вы обязаны выдать справку независимо от того, зачем сотрудник ее попросил.

Также вы не вправе отказаться выдать документ, если работник обращается за 2-НДФЛ повторно.

В такой 2-НДФЛ не заполняйте поле «Признак». В справке перечислите доходы, их коды, НДФЛ и суммы предоставленных стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетов.

2-НДФЛ по неудержанному налогу. Если вы кому-то выплатите доходы, с которых не удержали НДФЛ, надо выдать также справки по итогам года с признаком 2. Срок — не позднее 1 марта следующего года. Документ выдавайте независимо от того, просит ли об этом сотрудник.

Расчетный листок

Всем сотрудникам работодатели должны выдавать расчетные листки. В них надо отражать выплаты сотрудников за истекший месяц. Выдавайте листки работникам в бумажном виде. Унифицированной формы расчетного листка нет. Поэтому сами разработайте бланк или возьмите образец из бухпрограммы. Листок обычно содержит ФИО и табельный номер работника, период начислений, удержанный НДФЛ, аванс в счет зарплаты, сумму к выплате. Вы можете также воспользоваться образцом расчетного листка, который размещен ниже. Кроме того, ведите документ, подтверждающий выдачу работникам расчетных листков, например отдельный журнал, или просите сотрудника расписаться в отрывной части листка.

Что грозит бизнесмену, если не выдавать работникам документы

Если бизнесмен не выдал бумаги персонифицированного учета, справку о зарплате, расчетные листки, трудовую книжку, штраф составит от 1 000 ₽ до 5 000 ₽. Штрафа за невыдачу 2-НДФЛ нет. Однако работник, не получивший 2-НДФЛ или иные документы, вправе обратиться в суд и потребовать возместить материальный ущерб. Ведь без справки 2-НДФЛ банк мог не выдать кредит, а ФНС отказать в вычетах.

Сотрудник вправе также потребовать через суд возместить материальный ущерб, если ИП не вернул трудовую книжку при увольнении. Ущерб равен заработку физлица за время, пока работодатель не возвращал трудовую. Без документа сотрудник не мог устроиться на другую работу.

Трудовая книжка

Трудовую книжку выдавайте только работникам, которые увольняются или собираются обращаться в ПФР за пенсией.

В остальных случаях трудовые книжки на руки работникам не выдавайте.

У сотрудника, который собирается на пенсию, но не увольняется, попросите заявление о выдаче трудовой книжки. Пусть сотрудник на заявлении напишет: «Трудовую книжку получил», дату, ФИО и поставит подпись.

Предупредите сотрудника, что он обязан вернуть трудовую книжку в течение трех рабочих дней после того, как документ заберет из ПФР.

Работника, который получает документ при увольнении, попросите расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.

  1. Сотрудникам, которые увольняются, выдавайте три документа персонифицированного учета: СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М и раздел 3 расчета по взносам.
  2. Выписывайте столько справок 2-НДФЛ, сколько просят работники.
  3. Трудовую книжку отдавайте на руки сотрудникам только при увольнении или для расчета пенсии в ПФР.

Как открыть свой бизнес за 15 минут?

Бесплатная подготовка полного пакета документов для регистрации ИП