Как открыть свой бизнес за 15 минут?

Бесплатная подготовка полного пакета документов для регистрации ИП

Что изменилось в кассовых правилах с 19 августа 2017 года

Что изменилось Новое правило Старое правило
Правила по подотчетным средствам Выдавать деньги можно работникам, которые не погасили предыдущие долги Деньги под отчет можно было выдать, только если сотрудник закрыл ранее полученный аванс
Заявление работника на выдачу денег под отчет необязательно. Деньги под отчет можно выдать на основании распоряжения руководителя или ИП Деньги под отчет допускалось выдавать лишь на основании заявления работника
Приходные и расходные кассовые ордера Квитанцию от электронного «приходника» можно выслать на интернет-почту. Кассир и работник визируют документ электронными подписями Правила не уточняли, как выдать квитанцию от электронного «приходника» и подписать документ
Кассовая книга Книгу ведет кассир или другой уполномоченный человек Записи вел только кассир

Выдать деньги под отчет можно без заявления работника

Заявление подотчетника с просьбой выдать деньги теперь необязательный документ. Бухгалтерия может выдать деньги под отчет на основании распорядительного документа директора компании или ИП.

ЦБ РФ не уточняет в Указании № 4416-У, какой документ считать распорядительным. Налоговики нам разъяснили, что выдать деньги вмененщик вправе по приказу, распоряжению, решению директора или ИП. В документе отразите, на что работник получает деньги. Образец приказа о выдаче денег под отчет смотрите ниже.

С 19 августа деньги под отчет можно выдать без заявления работника. Достаточно, чтобы директор фирмы или ИП подписал приказ, распоряжение или решение о выдаче средств. В документе нужно указать дату, сумму денег и срок, на который работник их получает. В распорядительном документе фиксируйте ту же информацию, которую раньше подотчетник отражал в заявлении.

Юлия Сидненко, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

Вы можете в одном приказе указать сразу несколько человек, которым выдаете деньги. Например, если сотрудники уезжают в командировку и получают средства в один день. Также вы вправе прописать, сколько даете денег под отчет в приказе на командировку. То есть составлять в этом случае еще и приказ на выдачу денег не обязательно.

Вы вправе выдать деньги работнику, который не отчитался по прошлому авансу

Бухгалтер вправе выдать деньги работнику с непогашенными долгами. До 19 августа, если бухгалтер выдавал деньги работнику, который не погасил долг, инспекторы штрафовали фирму на сумму от 40 000 ₽ до 50 000 ₽, ИП — на 4 000 ₽ —5 000 ₽. Теперь штраф в такой ситуации не грозит.

Риски остаются, если работник вовремя не отчитался о полученных средствах. Тогда инспекторы могут потребовать включить подотчетную сумму в доходы работника, удержать с них НДФЛ и заплатить страховые взносы. Отбиваться от доначислений придется уже в суде.

Работник получает деньги на срок, который установил директор фирмы или ИП. Отчитаться об израсходованных суммах работник обязан в течение трех рабочих дней после того, как истек срок. Если сотрудник получал деньги на командировку, то ему нужно представить авансовый отчет и подтверждающие документы в течение трех рабочих дней после поездки.

Внесите изменения в положение о подотчете

Если новые правила вам удобны, внесите изменения в положение о подотчетных. Исключите из документа пункт о том, что выдаете деньги по заявлению работника. Укажите, на основании каких документов станете платить деньги подотчетнику: по приказу, распоряжению и т. д.

Например: «Деньги под отчет кассир выдает на основании приказа руководителя либо по заявлению работника с разрешительной подписью руководителя. В документах руководитель указывает сумму к выдаче и срок, на который ее получает работник».

Вы можете также удалить из положения пункт о том, что работник получает средства после того, как погасит долг по прошлому подотчету.

Если новые правила вам невыгодны, можете оставить положение о подотчете без изменений. Например, не отказывайтесь от заявления сотрудника. В этом случае директор или ИП проставит разрешительную надпись на заявлении сотрудника.

Выдать деньги под отчет можно не только «штатникам»

Вы вправе выплатить деньги под отчет не только штатным сотрудникам, но и физлицам, которые работают по гражданско-правовым договорам.

Выдать под отчет можно любые суммы, которые одобрил руководитель или предприниматель.

Попросите директора или ИП утвердить список работников, которые вправе получать подотчетные деньги. Вы можете отразить в списке ФИО. А можете указать должности без ФИО. Тогда, если кто-то из подотчетных работников уволится, список не придется обновлять. Новый сотрудник на той же должности автоматически попадет в список подотчетников.

Выплачивайте подотчетные деньги из кассы или переводите на карту

Подотчетные деньги можно выплатить из кассы, перевести на зарплатные или корпоративные карты.

Касса

Если компания выдает деньги под отчет из кассы, то надо оформить расходный ордер. На нем подотчетник распишется. А работник, отвечающий в фирме за кассовые операции, выдаст деньги. ИП вправе не составлять «расходники». Если вы работаете у ИП, который ведет кассу в упрощенном порядке, все равно отразите выданную сумму в программе или тетради.

Зарплатные карты

То, что перечислять подотчетные суммы допускается на зарплатные карты сотрудников, недавно подтвердили специалисты Минфина России.

Не забывайте в платежке указывать, что перечисляете подотчетные средства. Иначе налоговики посчитают средства доходом сотрудника и доначислят НДФЛ со страховыми взносами.

Корпоративные карты

Банки часто выдают компаниям и ИП корпоративные карты, с которых подотчетники могут снимать деньги. Такие карты принадлежат вмененщику, а не работникам. Поэтому при перечислении денег необязательно указывать, что это подотчетные средства. Но тут возникают другие риски. Корпоративные карты находятся под контролем у банков. По мнению ЦБ РФ, многие фирмы и ИП с помощью корпоративных карт обналичивают деньги. Как снизить риски по корпоративным картам, читайте в статье «Какие предприниматели и организации попадут в черные списки банков и чем это опасно». Если корпоративная карта не привязана к расчетному счету, то используйте в бухучете счет 55 «Специальные счета в банках». Сделайте такие проводки:

  • ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный карточный счет» КРЕДИТ 51 — перечислены деньги с расчетного счета фирмы на корпоративную карту;
  • ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет» — сняты подотчетные деньги сотрудником с корпоративной карты;
  • ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71 — куплены подотчетником материалы.

Файлы для скачивания

Средняя заработная плата по регионам и видам деятельности

Данные Росстата о средней зарплате по регионам и видам деятельности.

Скачать

Как открыть свой бизнес за 15 минут?

Бесплатная подготовка полного пакета документов для регистрации ИП