Алгоритм перехода на электронные трудовые книжки

Мы подготовили для вас пошаговую инструкцию. Она упростит вам работу и поможет ничего не забыть.

С 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки, а у работодателей появились новые обязанности.

Сообщите работникам о новых правилах

До 30 июня 2020 года уведомите под подпись всех работников о том, что сведения о трудовом стаже теперь хранит ПФР в электронном виде. Сообщите, что сотрудники вправе выбрать, как ИП будет вести трудовые книжки. Форму уведомления разработайте сами или воспользуйтесь нашим шаблоном.

Новые правила сообщите всем сотрудникам, которые работают по трудовым договорам. Например, отправить уведомление придется декретницам, молодым мамам, сотрудникам в отпусках за свой счет и дистанционным работникам, если заполняете на них трудовые книжки. Извещать подрядчиков-физлиц и самозанятых об электронных трудовых книжках не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору.

Как упростить работу. Каждое заявление сотрудников о том, как вести их трудовые книжки, вы должны отражать в новом отчете СЗВ-ТД. Если каждый месяц кто-то из работников будет заявлять о своем желании, вы будете сдавать отчет в ПФР ежемесячно.

В уведомлении попросите работников принять решение и подать заявление в конкретном месяце. Например, в феврале, мае или любом другом месяце, когда нет квартальных отчетов. Тогда вы сразу подадите сведения в ПФР на всех, а в дальнейшем будете уведомлять только новичков о том, что они должны определиться со способом ведения трудовой книжки.

Раздайте сотрудникам бланки заявления

До конца 2020 года сотрудник должен сообщить вам о решении сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее.

Если работник решит оставить трудовую книжку, продолжите ее заполнять в обычном порядке. Кроме того, все сведения о трудовой деятельности придется дублировать в ПФР. В будущем сотрудник в любой момент может передумать и отказаться от бумажной трудовой (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439‑ФЗ).

Работникам, которые перешли на электронный формат, выдайте трудовые книжки на руки. В трудовой сделайте последнюю запись о том, что сотрудник подал заявление о предоставлении ему сведений по статье 66.1 ТК (п. 3 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ). Примерная формулировка может быть такой: «Подано заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

После перехода на электронный формат нельзя вернуться к бумажному. На сотрудников, которые до конца 2020 года не напишут заявлений, вы продолжите вести трудовые в обычном варианте (п. 2 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ). «Молчуны» сохраняют бумажные книжки, но они вправе отказаться от них в любой момент.

Как упростить работу. Сделайте единый шаблон заявления и раздайте всем работникам вместе с уведомлением. Так вы избавите себя от необходимости проверять заявления за каждым работником. В шаблоне укажите оба возможных варианта (см. образец 2 в статье «Изменения в работе ИП с 2020 года»). Сотрудник заполнит Ф. И. О., поставит подпись, дату и галочку возле подходящего варианта.

Скорректируйте правила приема и увольнения сотрудников

В 2020 году нанимайте сотрудников по прежним правилам. Принимайте трудовые книжки у всех, кого взяли на работу. На тех, кто впервые устроится на работу, заведите бумажную книжку.

Если работники отказались от трудовых, выдавайте сведения о трудовой деятельности по новой форме СТД-Р (проект на regulation.gov.ru, №  98178). Сотруднику, который продолжает работать, выдайте документ в течение трех рабочих дней со дня, как получили заявление. При увольнении — в последний рабочий день.

В новой форме СТД-Р отразите все сведения за период, когда работник трудился у вас. Периоды работы в других фирмах не указывайте. Заполните данные о работнике и работодателе. Поставьте дату подачи заявления, если работник уже определился с выбором. В табличной части укажите сведения о трудовой деятельности, то есть информацию о приеме, переводах, увольнении и других кадровых изменениях.

Из проекта заполнения формы следует, что графу 5 работодатели будут заполнять только с 2021 года. В графе нужно указать семизначный код в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х». Первые пять знаков — это код наименования вида деятельности из разделов I профстандартов. Последние два цифро-буквенных знака — буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак — уровень квалификации из разделов II профстандартов. Например, у специалиста по интернет-маркетингу, который проводит подготовительные работы для поискового продвижения, будет код 06.043-А-4 (Профстандарт, утв. приказом Минтруда от 19.02.2019 № 95н).

На работников, которые выбрали бумажную трудовую книжку или еще не определились с выбором способа ведения документа, вы продолжаете вести трудовую на бумаге. По запросу выдавайте им копию трудовой книжки, а при увольнении — ее оригинал. В этом случае новый документ со сведениями о трудовой деятельности работодатель не формирует и работнику не представляет.

Как упростить работу. Проверьте все трудовые книжки, чтобы в них не было «пробелов». Нередко записи о переводах вносят непосредственно перед увольнением. Пропущенную запись внесите сразу, как обнаружили. Если не дополните сведения, записи в трудовой книжке будут неполными. Значит, вы рискуете передать неверные сведения в ПФР или работнику.