Где и как регистрировать заявления о трудовых книжках

В течение 2020 года вы будете получать заявления от работников о том, как вести трудовые книжки. Закон не пояснил, нужно ли их хранить или можно после обработки выкинуть. Мы разобрались, что делать с заявлениями дальше.

Зарегистрируйте заявление

До 1 июля 2020 года предприниматель должен уведомить сотрудников о том, что они вправе выбрать, как работодатель будет вести трудовые книжки. В ПФР считают, что уведомлять внешних совместителей не нужно, но из закона это не следует. Там сказано, что уведомить о новых правилах нужно каждого работника (подп. 4 п. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439‑ФЗ). На наш взгляд, безопаснее вручить уведомления всем сотрудникам, которых вы приняли по трудовому договору, в том числе и внештатникам.

До конца 2020 года сотрудники должны сообщить ИП о решении сохранить бумажную трудовую книжку или отказаться от нее. Из закона опять же неясно, должны ли совместители писать заявление своему второму работодателю. В ПФР считают, что не должны, так как книжку ведет только основной работодатель. Значит, внештатник сообщает о своем решении только по основному месту работы.

Новый Закон № 439‑ФЗ не обязывает работодателей регистрировать и хранить заявления. Но это не значит, что можно выкинуть заявление сразу, как обработали его и сдали отчет СЗВ-ТД. Заявление убережет вас от разногласий с работником. К примеру, вы указали в СЗВ-ТД, что работник отказался от бумажного варианта трудовой, сделали финальную запись в книжке и выдаете ее на руки сотруднику. Работник же утверждает, что он не хотел отказываться от бумажной книжки. Если ИП сразу выкинул заявление сотрудника, он не сможет доказать, что действует правомерно. Придется вносить изменения в отчет и трудовую книжку. Чтобы избежать конфликтных ситуаций, сохраняйте заявления.

Заведите также реестр. В реестре отмечайте, что предпочел сотрудник — перейти на электронный формат или сохранить бумажный вариант. Кстати, в этом же реестре вы можете предусмотреть графы для уведомлений сотрудников (см. образец 1 ниже). Тогда вы не запутаетесь, кому уже сообщили о переходе на электронные книжки, а кому еще нет. Заполнять реестр вы можете на бумаге или на компьютере.

Разложите заявления в две папки

Для хранения заявлений сформируйте две папки. В одну складывайте заявления о продолжении ведения трудовых книжек. Во вторую — заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Вместе с заявлениями храните вторые экземпляры уведомлений с подписями работников. Вы можете разложить заявления по дате подачи заявления или по алфавиту. На наш взгляд, алфавитный порядок проще. Если потребуется заявление, достаточно открыть раздел с первой буквой фамилии сотрудника. Чтобы найти заявление в папке с хронологией, нужно знать его дату. Вряд ли вы будете ее помнить. Придется открывать реестр и смотреть дату заявления в нем.

В законе нет срока, в течение которого надо хранить заявления. Поэтому ориентируйтесь на общие архивные сроки. То есть храните заявления постоянно.

Используйте заявление как основание выдачи трудовой

По закону, если сотрудник напишет заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, работодатель выдает трудовую ему на руки (п. 3 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ). В законе нет упоминания, что это нужно сделать в 2021 году. Значит, вы можете выдать книжку сразу, как получите от сотрудника заявление о переходе на электронный формат. Это нам подтвердили в Минтруде и Роструде.

Прежде чем выдать трудовую книжку, сделайте в ней последнюю запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений по статье 66.1 ТК (п. 3 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ). В Законе № 439‑ФЗ нет примера такой записи. В Роструде нам сказали, что планируют внести изменения в Инструкцию по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69). Пока правок нет, воспользуйтесь нашей формулировкой (см. образец 2).

Все действия с трудовой отражают в книге учета движения трудовых книжек. При увольнении трудовую выдают под подпись в этой книге. В ней нет специальных граф, чтобы отразить выдачу бумажной трудовой на руки при переходе на электронный формат. Книгу также будут менять. До поправок вы можете поставить дату выдачи в графе 12, но отметить, что сотрудник получил трудовую на руки по Закону № 439‑ФЗ и продолжает работать (см. образец 3 на с. 31). Тогда сотрудник поставит подпись в графе 13, чем подтвердит, что трудовую книжку получил на руки.