Как ИП принимать и увольнять работников в 2020 году

Расскажем, что нужно учесть ИП в связи с переходом на электронные трудовые книжки в 2020 году при найме и увольнении сотрудников.

В 2019 году ПФР перестал выдавать карточки СНИЛС, а в 2020 предстоит переход на электронные трудовые книжки вместо бумажных. Расскажем, что нужно учесть ИП в связи с переходом на электронные трудовые книжки в 2020 году при найме и увольнении сотрудников.

Какие документы требовать с работника, у которого нет СНИЛС

С 19 сентября 2019 года ПФР больше не выдает физлицам зеленые карточки СНИЛС. Но, в соответствии со ст. 65 ТК будущий сотрудник обязан предъявить документ, в котором записан СНИЛС. Разберемся, что требовать, если карточки нет.

Сотрудник уже работал

Если сотрудник уже где-то работал, он должен предъявить при трудоустройстве зеленую карточку СНИЛС или уведомление о регистрации по форме АДИ-РЕГ.

В новой форме АДИ-РЕГ содержатся те же самые сведения, что и раньше в зеленой карточке:

  • СНИЛС;
  • ФИО;
  • дата и место его рождения;
  • пол;
  • дата регистрации в системе персучета.

Если сотрудник говорит, что у него нет зеленой карточки, попросите его распечатать уведомление АДИ-РЕГ в личном кабинете на сайте ПФР или получить бумажный вариант в фонде.

Сотрудник ранее не работал

Если вы первый работодатель, вам нужно оформить уведомление самостоятельно. Для этого придётся заполнить анкету по форме АДВ-1 и опись документов по форме АДВ-6-1 (приложения 1 и 6 к постановлению Правления ПФР от 27.09.2019 № 485п). Попросите сотрудника расписаться в анкете. ПФР зарегистрирует вашего нового работника и выдаст уведомление о регистрации АДИ-РЕГ. Вы не должны хранить уведомление, передайте его сотруднику.

СНИЛС вы указываете в отчетах СЗВ-М и СЗВ-ТД. Поэтому советуем оформить уведомление на новичка как можно раньше, чтобы не задерживать отчетность.

Нужна ли трудовая книжка при приеме

Бумажная трудовая книжка в 2020 году остается обязательным документом для трудоустройства (см. памятку 1 ниже). Если работник принес документ, вы делаете запись о приеме. Далее разберемся, что делать предпринимателю, если трудовой книжки у работника нет.

Какие документы требовать при приеме на работу

Обязательные документы:

  • Паспорт;
  • Трудовая книжка или СТД-Р (за исключением совместителей и новичков);
  • СНИЛС или уведомление АДИ-РЕГ (за исключением новичков).

Дополнительные документы:

  • ИНН;
  • Справка о заработке;
  • Справка 2-НДФЛ;
  • Военный билет;
  • Диплом, свидетельство об обучении или квалификации, если должность требует специальных знаний или документа;
  • Патент, разрешение на работу, вид на жительство или разрешение на проживание;
  • Медицинский полис для иностранцев.

Работник — совместитель

ИП не обязан вносить в трудовую книжку запись о приеме физлица на работу по совместительству (ст. 66 ТК). Но работник сам может решить, вносить совместительство в трудовую книжку или нет. Тогда запись о совместительстве должен сделать работодатель на основном месте, а предприниматель обязан предоставить документ, который подтвердит факт трудоустройства, например приказ о приеме.

Работник успел отказаться от бумажной трудовой книжки

Если работник отказался от бумажной трудовой на прежнем месте, тогда бывший работодатель выдал ему книжку с записью о переходе на электронный формат. Тогда ИП не ведет книжку на бумаге, но работник все равно предъявит трудовую, чтобы ИП мог посчитать общий стаж. Стаж нужно знать, чтобы правильно рассчитать пособия. Например, при стаже свыше 8 лет работодатель платит 100 процентов среднего заработка, при стаже от 5 до 8 лет — 80 процентов, менее 5 лет — 60 процентов. Кроме того, сотрудник должен предоставить СТД-Р.

Работник — молодой специалист

Если ИП — первый работодатель, у которого работает сотрудник, оформите ему бумажную книжку (ч. 4 ст. 65 ТК). В книжке заполните титульный лист (см. образец ниже). Так поступайте в течение 2020 года. Если сотрудник устроится после 31 декабря 2020 года, покупать и заполнять бумажную книжку не нужно (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439‑ФЗ).

Уведомлять ли новичков о новых трудовых книжках

Уведомите новичка о переходе на электронные трудовые книжки, независимо от того, получил ли он такое уведомление на прежнем рабочем месте. Вы обязаны уведомить всех сотрудников не позднее 30 июня 2020 года. Укажите, что сведения о стаже теперь хранит Пенсионный фонд в электронном виде (подп. 4 п. 1 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ). Кроме того, сообщите работнику о его праве выбрать, каким способом ИП будет вести трудовую книжку: электронно или на бумаге. К уведомлению приложите бланки заявлений о том, желает работник сохранить бумажную трудовую книжку или хочет отказаться от привычного документа.

Когда брать заявление о бумажной трудовой книжке

Сразу требовать от новичка заявление о бумажной трудовой книжке или подождать, зависит от того, как поступили другие работники. Напомним, что все работники обязаны подать заявление о судьбе бумажных трудовых книжек до конца 2020 года, то есть до 31 декабря 2020 года. Но чтобы сдавать меньше отчетов СЗВ-ТД в Пенсионный фонд, предприниматель может попросить сотрудников подать заявления в одном месяце, например в апреле или ноябре.

Если ваш персонал еще не определился, тогда удобнее не торопить и новичка. Если работники уже написали заявление, в таком случае попросите новичка сделать выбор сразу или в течение первого месяца работы. Например, работник устроился 3 марта, тогда ему нужно определиться до 31 марта. Так вы упростите себе работу: вы один раз заполните новую форму СЗВ-ТД по новичку. Если работник сначала устроится, а позже напишет заявление, вам придется дважды заполнять СЗВ-ТД. Сначала вы сдадите данные о приеме новичка, а потом сообщите о том, что сотрудник подал заявление о способе ведения трудовой книжки.

Как сделать запись в трудовой книжке о приеме

По общему правилу работодатель обязан внести запись о приеме в трудовую книжку в течение пяти рабочих дней (ст. 66 ТК). Но из-за введения электронных трудовых возможна ситуация, когда новичок успел отказаться от бумажной трудовой на прежней работе. Поэтому рассмотрим два случая: первый — у новичка есть бумажная трудовая книжка и второй — сотрудник от нее отказался на предыдущем месте работы.

Сотрудник принес книжку

Новичок вправе подать заявление и сохранить бумажную книжку, тогда предпринимателю придется вести трудовую в обоих вариантах: на бумаге и электронно. В бумажную книжку внесите запись о приеме на работу, а также передайте эти же сведения в ПФР. Для этого составьте отчет по форме СЗВ-ТД и направьте его в Пенсионный фонд не позднее 15-го числа месяца, следующего за приемом работника.

В случае если новичок сразу напишет заявление о переходе на электронный вариант, вам придется также заполнить СЗВ-ТД и внести в бумажную трудовую две записи. В первой записи укажите, что принимаете сотрудника на работу. Во второй записи напишите, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений по статье 66.1 ТК (п. 3 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ). С этого момента предприниматель больше не отвечает за хранение бумажной трудовой книжки, поэтому выдайте документ отказнику. Образец записей в трудовую книжку смотрите в образце ниже.

Сотрудник отказался от книжки на старой работе

Если новичок на старом месте отказался от бумажной книжки, тогда прежний работодатель выдал ему сведения по форме СТД-Р при увольнении. Этот документ заменяет бумажную книжку и содержит все сведения за период работы на последнем месте. А раз сотрудник уже отказался от бумажной книжки, значит, предпринимателю не нужно вносить сведения в старую книжку или оформлять новую. Бизнесмену потребуется только отчитаться в ПФР по новой форме СЗВ-ТД.

Какие новые документы выдавать при увольнении

Основной список документов, которые нужно выдать при увольнении, не изменился (см. памятку 2 ниже). Но из-за перехода на электронные трудовые книжки бизнесменам придется выдавать либо бумажную трудовую книжку, либо сведения по форме СТД-Р. Какой документ выдать при увольнении, зависит от того, решил ли работник, каким способом предприниматель будет вести трудовые книжки.

Что выдать работнику при увольнении в 2020 году

Обязательные документы:

  • Бумажная трудовая книжка или форма СТД-Р;
  • Документы со стажем со сведениями только по уволенному сотруднику:
    • Выписка из раздела 3 ЕРСВ;
    • Выписка из СЗВ-СТАЖ;
    • Выписка из СЗВ-М;
  • Справка о заработке за 2 года (по форме из приказа Минтруда от 30.04.2013 № 30.04.2013 № 182н);
  • Расчетный листок за последний месяц работы.

Дополнительные документы:

  • Справка 2-НДФЛ;
  • Справка о среднем заработке для службы занятости (по форме из письма Минтруда от 10.01.2019 № 16-5/В-5);
  • Документы, связанные с работой: приказы о приеме, переводах и увольнении, премировании.

Работник перешел на электронную книжку

ИП перестанет вести бумажные трудовые, если работник подаст заявление о переходе на электронный формат. Тогда работодатель выдает трудовую книжку на руки сотруднику, когда тот еще работает. Если работодатель отдал книжку сотруднику на руки, значит, при увольнении он обязан выдать другой документ. Для этого фонд разработал новую форму СТД-Р.

Работник выбрал бумажную трудовую или еще не определился

В случае если работник выбрал бумажную трудовую книжку или еще не определился с выбором способа ведения трудовой книжки, работодатель продолжает вести бумажную трудовую и при увольнении выдает ее на руки. Тогда сведения СТД-Р работодатель не выдает.