Переход на электронные трудовые продолжается – что делать в июне

У предпринимателей остался последний месяц, на то, чтобы уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки. И режим самоизоляции не продляет этот срок. С теми, кто вернулся к работе проблем не возникнет. Но часть работников остаются вне офиса, и их нужно уведомить по-особому.

Упрощенцы должны до 1 июля 2020 года уведомить сотрудников о том, что сведения о трудовом стаже теперь будет хранить ПФР в электронном виде. Одновременно с этим нужно сообщить, что сотрудники вправе выбрать, как работодатель будет вести трудовые книжки: по-старому на бумаге или в электронном виде.

Об изменениях вы должны уведомить сотрудников письменно. Но из-за эпидемии часть персонала перешла на удаленку, кто-то в отпуске, а кто-то до сих пор на больничном. В итоге лично вручить уведомление получится только тем, кто остался в офисе. С остальными работниками придется взаимодействовать дистанционно.

Как уведомить работников, которые остались в офисе

Сотрудников, которые приходят на рабочее место, уведомите лично. Все уведомления должны быть персональными, то есть уведомить нужно каждого работника индивидуально (п 4. ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Плохая идея — сформировать общий документ для всех работников, а в шапке документа поставить, например, фразу «Сотрудникам ООО “Омега”».

30 июня – последний день, когда вы можете направить работнику уведомление о переходе на электронные трудовые книжки!

Составьте в двух экземплярах уведомление. Сообщите в тексте об изменениях в ТК и о том, что работник должен определиться до конца года со своей трудовой книжкой, как ее вести дальше — на бумаге или электронно. Один экземпляр передайте работнику.

На втором экземпляре попросите работника расписаться, поставить дату и написать, что он ознакомился с уведомлением. Второй экземпляр подтвердит, что вы вовремя сообщили сотруднику об изменениях.

Унифицированной формы уведомления нет, поэтому разработайте бланк сами. В уведомлении попросите работников принять решение и подать заявление в конкретном месяце. Например, в июне, августе или любом другом месяце, когда нет квартальных отчетов. Тогда вы сразу подадите сведения в ПФР на всех, а в дальнейшем будете уведомлять только новичков о том, что они должны определиться со способом ведения трудовой книжки.

Образец уведомления для сотрудников в офисе

Уважаемая Нина Петровна!

Уведомляем Вас, что в связи с изменением законодательства с 1 января 2020 года сведения о Вас как о работнике, выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении ООО «Омега» передает в ПФР. Пенсионный фонд формирует и ведет сведения о трудовом стаже в электронном виде.

В связи с этим бумажная трудовая книжка больше не является основным документом о Вашей трудовой деятельности. Если до 2021 года Вы не напишете заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумаге, компания выдаст ее Вам на руки . После этого ООО «Омега» освобождается от ответственности за ее хранение.
Для удобства работы бухгалтера просим вас по возможности определиться с выбором и в августе 2020 года подать в бухгалтерию одно из двух заявлений:

  1. с просьбой вести трудовую книжку в бумажном виде после 1 января 2021 года;
  2. с отказом от бумажной трудовой книжки после 1 января 2021 года.

Бланки заявлений прилагаем к письму.

Вместе с уведомлениями сразу же раздайте шаблон заявления, в котором работник определится, как вести трудовую книжку. Так вы избавите себя от необходимости проверять заявления за каждым работником. В шаблоне укажите оба возможных варианта: электронный или бумажный способ. Сотрудник заполнит Ф. И. О., поставит подпись, дату и галочку возле подходящего варианта. Образец заявления смотрите в статье «Как перейти на электронные трудовые книжки: пошаговый алгоритм».

Как уведомить сотрудников, которые не посещают офис

Отправлять уведомление по электронной почте или через мессенджеры WhatssApp или Viber опасно, так как распечатанный скан из почты или фото на телефоне не приравниваются к официальным документам.

Поэтому пригласите работника в офис, чтобы вручить письменное уведомление лично. Если сотрудник не может приехать, отправьте по почте два экземпляра уведомления, а также бланк заявления о выборе способа ведения трудовой книжки. Первый экземпляр уведомления останется у работника, а второй сотрудник подпишет, поставит дату и отправит работодателю.

Документы отправьте «Почтой России» с описью вложения и уведомлением о вручении. Удобнее сделать это в первой половине месяца. Тогда работник успеет получить документы до конца июня. Заранее свяжитесь с каждым сотрудником, кто лично забрать уведомление не сможет, и объясните, что из-за коронавируса придется воспользоваться почтой. Предупредите работника, что отправили ему письмо с уведомлением, и дайте номер для отслеживания. Текст уведомления скорректируйте с учетом ситуации.

Образец уведомления для сотрудников вне офиса

Вам направлено два экземпляра уведомления и один бланк заявления. Один из экземпляров уведомления оставьте у себя. На втором экземпляре уведомления внизу страницы напишите: «С уведомлением ознакомлен», поставьте дату и подпись.
Второй экземпляр уведомления с вашей подписью и оригинал заявления с решением по вашей трудовой книжке просьба прислать на адрес офиса работодателя: 140304, Московская область, г. Воскресенск, ул. Лесная, д 16, офис 4. Документ отправляйте заказным письмом с описью вложения. Номер, который сотрудники почты присвоят вашему письму, просьба отправить на электронную почту: kadry@omega.ru.
В теме письма укажите свои ФИО и текст «заявление по трудовой отправлено».
Бланки заявлений в двух экземплярах приложены к настоящему уведомлению.

В документе пропишите, что сотрудникам нужно прислать вам по почте один экземпляр уведомления с датой и подписью работника, а также оригинал заявления.